51 唐晓军
浅谈学校档案收集
陕西省勉县第一中学 唐晓军
摘 要：分析了学校档案收集的意义，介绍了学校档案收集的途径、措施、以及收集的内容。
关键词：学校 档案收集
档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节,与档案工作的其他环节相比,它处于一种特殊的地位。学校档案是校档案室通过收集工作,从学校各各部门收集而来，因而,档案的收集活动在整个档案业务管理工作中占有重要的地位,是档案业务工作中的关键,是学校档案工作的起点和基础,也是丰富学校档案室藏的重要手段。
一、学校档案收集的意义
学校档案收集工作,是学校档案工作的起点和基础,是丰富馆藏的重要手段,学校档案则是学校档案工作的对象。但学校档案工作的物质对象不是学校档案部门自己产生和形成的,而是通过收集工作,从学校各部门和个人手中集中起来的。如果没有收集工作,学校档案工作就没有自己的物质对象,学校档案的整理、保管、鉴定、统计、利用工作也就失去了根基。
二、学校档案收集的途径与措施
学校档案实体的收集,主要是通过各处、室归档的案卷来实现的。要保证各类档案收集渠道的畅通,就必须采取如下切实有效的措施:
1、 认真学习、宣传、贯彻《档案法》等有关档案工作的法规、制度,强化“依法建档”、“依法治档”的新观念,使大家充分认识到自己在日常工作中所形成的文件材料,所完成的科研成果等,不仅是自己辛勤劳动和智慧的结晶,而且更重要的是学校和国家的宝贵财富,是国家全部档案的组成部分,主动、自觉地配合档案的收集是每个公民应尽的义务。
2、 根据学校机构设置和职能分工,建立健全档案收集网络,做到每一个处、室都有相应的专、兼职档案人员负责本部门档案文件材料的收集、积累和立卷归档工作。对那些产生和形成档案文件材料比较集中的部门和承担重点科研项目的教研组和课题组,除了专、兼职档案人员以外,还必须有部门和课题组负责人负责,以保证重要档案材料收集渠道的畅通。
3、 搞好业务培养,提高专、兼职档案人员的业务素质,是切实做好学校档案收集工作的重要措施。采取多种形式,对专、兼档案人员进行业务培训,帮助他们了解党和国家有关档案工作的法律、法规、方针、政策,掌握档案工作的基本技能,这样才能充分发挥他们的主观能动性,做好档案的收集工作。
4、发挥学校档案部门专职档案人员的业务监督、检查和指导作用,做好档案收集工作的组织与准备工作。学校档案馆(室) 的专职档案人员要关心和注意学校总体活动情况和工作部署,以便加强对校内各组织机构的业务指导和监督。同时,还要积极主动地做好文件材料收集前的准备工作,为进一步移交打好基础。
三、学校档案收集的内容
1、收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代化教育观念时，根据学校自身情况制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，每年召开中层领导干部讨论研究学校教学发展方向及学校管理等形成的文件材料，学校组织教职员工，党政领导班子学习教育法律法规，依法治校的会议记录，专题材料，简报，还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法，工作细则等。学校档案工作人员，隶属校办公室，对及时了解学校重大活动有着得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束后，及时向相关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、照片、录像等声像材料应请相关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时，必查的档案资料，因而是学校档案工作中的一个重点，其表现在是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。
2、收集学校队伍建设的文件材料
学校从应试教育转到素质教育后，学校教师队伍的素质在不断的探索中提高，不仅要求教师具备一定的专业知识水平，而且还要从各个环节充实提高自身的业务水准，首先以《中小学教师职业道德规范》严格要求自己，遵纪守法；其次在新课程改革大潮的驱动下，教师应大胆尝试着用新理念的教学方法去撰写教学反思，以作为教学中的第一手资料；加大教师培训计划，以“请进来，走出去”的思想观念来大大激励每一位教师。校领导建议每一位教职工每月写一篇关于师德、师风、教学管理及教学心得的论文，并汇编成册形成资料保存，以此鼓励鞭策大家。积极参加各类继续教育的学习，使其在教学工作实践中总结出有益的经验，鼓励教师撰写论文在区、市、省级及各类刊物上发表。教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案、论文、年度考核材料，教师还积极指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等，充分体现了一个学校的师资水平，这部分的档案材料是学校对教师进行培养、使用的重要参考资料。学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集，按教研组进行分门别类，以便提供利用。
3、学校常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：学校教师根据教学大纲，研究教材，编写教案，批改作业，组织测试，反馈学生的知识掌握情况，学生的健康状况，对后进生转化工作，每个教学阶段都要做教学质量分析；学校图书馆，教学设备使用情况，仪器设备购置利用后一般都要进行造册登记；学校进行基本建设和各种建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成的会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度，责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，就需要学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有效地为学校领导和学校各项工作服务。
4、学校教学质量的文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案卷宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“五爱”教育为主线的行为规范德育系列活动，举办有关知识竞赛、板报等多种形式，培养学生从小遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各学科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和评估教学质量的重要档案。学校的根本职能是教养学生德、智、体全面发展，建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律。在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地为学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基础作用，把对学校有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
