36 唐晓军
中学档案管理及利用刍议
陕西省勉县第一中学 唐晓军
一、当前中学档案工作普遍存在的问题
1、档案意识淡薄
长期以来，由于人们档案意识不强，在中学教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
2、档案材料残缺不全
目前在很多中学普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。
3、档案管理手段落后
目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用 计算 机及 网络 技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。
二、中学档案管理措施
1、增强档案意识，健全各项制度
增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。
2、 努力与校园文化建设相结合
中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作者要争取校领导的支持，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育 教育 各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。
3、合理运用现代化科学技术
随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业 发展 的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用 计算 机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、 网络 技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。
三、中学档案的利用
学校档案管理和保存的根本目的在于利用，我们积极转变观念，克服过去那种“重村、重保、不重用”的旧观念，树立全新的服务意识，实现服务观念上的创新。
1、及时为领导决策服务。实践证明，科学的决策和管理离不开准确、有效的信息支撑。学校的档案材料中汇集着大量不同时期、不同层次的相关信息，完整保存着国家办学方针、政策的历史体现，记录着广大教职员工工作、学习和活动的方方面面，反映着学校事业发展的历史进程。科学开发利用教育教学档案资源，不仅可以为学校的改革和发展提供理论依据，也可以从中梳理把握学校的发展趋势，为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学质量、推广素质教育等提供可靠的参考，为领导正确决策和开展教育科研提供服务。
2、主动为教学科研服务。不断提高学校档案的管理和利用水平，积极推广和使用现代化技术手段，利用档案信息的共享性方便、快捷的技术服务平台，为教学科研提高可靠服务。特别是在数字信息化技术高度发展的今天，借助多媒体技术等现代化信息技术，对教学科研档案信息进行深层开发，将会极大的方便广大教学科研档案信息的利用者，使广大利用者能够更加方便、快捷、及时地获取相关材料，从而大大提高工作效率，更好地推动教学科研活动的顺利开展。
3、以开放的姿态，积极为社会服务。我们凭借自身的优势，本着负责的态度和实事求是的原则对外开放，积极为师生和社会各方面提供咨询服务。如毕业生学籍资料查询、有关历史档案材料的查询、教职工业务资料查询、考核情况查询、校园活动资料查询等等。不断提高学校档案的利用价值，使之发挥更大的社会效益。
四、结论
中学档案的管理与利用方式不是一成不变的，而是灵活多变的，并且随着学校发展的需要不同，呈现出多种方式，其目的就是要为学校的发展提供参考依据与经验意见，只要是适合和有利于学校当前及以后的发展，档案完全可以进行个性化创新与深层的开发，起到事半功倍与综合利用的效果。档案要齐全完备，在这个前提下，去加强深层的开发利用，做好内在的联系，加强档案之间的横向联系，做到定期的学习与再利用，通过档案来规范决策的制定、实施和过程监督，强化检查考核，为我们的工作做好保障。
